Membuat Mail Merege/ Surat Massal

Sejauh ini kita sudah sedikit banyak mengenal tentang yang namanya Microsoft Office, diantaranya adalah Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007, dan terakhir yang terbaru kita kenal adalah Microsoft Office 2010. Namun, seiring berjalannya waktu dan zaman yang semakin modern, muncullah Salah satu produk baru dari Microsoft adalah Office 2013, penerus dari Office 2010 yaitu Office 2013, di sini saya akan memberitahu beberapa panduan untuk memulai menjalankan Microsoft Office 2013, dan kali ini saya akan menjelaskan cara membuat Mail Merege/ Surat Massal. tentunya pasti anda sudah ada yang tahu caranya, tapi ada beberapa orang yang belum tahu cara menggunakan aplikasi ini, dan berikut saya berikan panduannya beserta screenshot nya.

MAIL MERGE

Dalam rangka pembuatan surat atau pembuatan penghargaan dan juga surat undangan, tentunya dalam sebuah penghargaan , surat dan surat undangan pastinya kita harus memberi nama kepada penerima undangan atau orang yang mendapat penghargaan, pastinya kita lelah kan untuk memberi nama penerima dengan mengetik secara manual? Dan juga tidak sedikit pastinya jika kita mengirim surat undangan dan penghargaan apalagi penghargaan lomba. Kali ini saya akan memberikan solusi untuk masalah ini, di sini saya akan memberikan panduan untuk membuat surat massal sebagai contoh surat undangan pernikahan, penghargaan jambore, dan rapot hasil akhir siswa/siswi, kini.

Yang di perlukan dalam pembuatan mail merege pada MS. Word 2013 adalah :
- Adanya dokumen utama bisa berupa surat, amplop, label dan lain-lain
- Data source, yang merupakan sumber data yang berisi profil berupa nama, alamat dan lain-lain, yang di tulis dalam bentuk table atau database seperti MS.Excel, MS. Access dan aplikasi lainnya.

Dan berikut langkah-langkah dalam membuat mail merege :

• Buatlah dokumen contohnya dalam gambar di bawah, saya membuat dokumen berupa piagam HUT 17 Agustus, jangan lupa kosongkan dulu isi di bawah “nama, sebegai dan kategori” seperti gambar di bawah. walaupun judulnya engga nyambung “apa itu HUT 17 Agustus? Bukannya Perlombaan HUT RI ke-sekian” yang penting sebagai contoh aja.

• Setelah anda membuat dokumen, lalu langkah selanjutnya adalah pilih MAILINGS == > Start Mail Merege == > Letters untuk setting jenis kertas anda.
• Lalu pilih Select Recipients == > Type a New List.
• Lalu pilih Customize Columns untuk pengaturan kolom field.
• Lalu hapus semua field names, klik field names yang anda pilih contohnya “First Name” lalu klik delete dan yes.
• Jika sudah terhapus semua, klik “add” untuk memasukan field sesuai yang anda butuhkan.
• Lalu ketik nama field sesuai yang anda inginkan, jika sudah klik ok.
• Maka hasilnya akan seperti berikut. saya add 3x untuk 3 nama field yang saya butuhkan.
• Jika sudah, isi field nya. Untuk menambah entri baru pilih “New Entry” dan untuk menghapus salah satu dari entry tersebut pilih “Delete Entry” jika sudah lalu klik OK.
• Setelah klik OK, selanjutnya anda harus menyimpan database tersebut, silahkan beri nama lalu save.
• Langkah selanjutnya pilih dulu kalimat yang di kosongkan tadi, seperti gambar di bawah contohnya “Di berikan Kepada” pastinya di bawah kalimat tersebut adalah nama yang mendapatkan piagam tersebut. Nah posisikan kursor anda di bawah kalimat tersebut, lalu “Insert Merege Field” karena yang di butuhkannya nama maka pilih “nama” seperti gambar di bawah.

• Dan hasilnya akan keluar dengan tanda "<<nama>>" sesuai nama field, yang tadinya kosong akan tersisi dengan field “<<nama>>” tersebut. dan saya sudah memberikan “ juara , dan kategori” untuk melengkapi isi di dokumen, caranya sama seperti gambar di atas, hanya saja tadi saya pilih “nama” sekarang saya pilih “juara” dan “kategori”.
• Setelah itu untuk menampilkan isi fieldnya anda bisa memilih “Preview Result”.
• untuk melihat record(inputan field ke 2) yang lainnya silahkan klik next di dalam sub menu priview results dengan tanda panah ke kiri atau ke kanan.
• Jika anda ingin mendesign field tersebut, anda bisa masuk menu “HOME” dan sesuaikan dengan design anda sendiri. dan di menu home anda bisa memilih warna, ukuran maupun text effect.
• Jika sudah mendesign, maka langkah selanjutnya adalah masuk MAILINGS== > Finish & Merege nah dan di situ ada pilihan kalau anda sudah yakin dengan dokumennya bisa pilih “Print Docment” dan untuk edit dan lihat hasil cetakannya seperti bagaimana, silahkan pilih “Edit Individual Documents” di situ anda bisa melihat hasil Mail Merege yang sudah anda buat di dokumen baru.
• Jika anda memilih “Edit Individual Documents” yang panah biru di gambar sebelumnya, sekarang anda bisa memilih untuk melihat semua hasil Merege records yang akan di tampilkannya anda bisa pilih “All” dan jika anda ingin menampilkan hanya record terntu misalkan “FROM: 2 To: 4” seperti lingkaran merah di gambar, artinya anda ingin menampilkan record dari yang ke 2 sampai record ke 4. Jika sudah pilih yang anda inginkan maka klik OK.
• Maka hasilnya akan menampilkan beberapa halaman sesuai field yang telah kita isi, contohnya kita mengisi 2 nama, yang satu A dan yang satu B, maka setelah di eksekusi hasilnya akan terisi 2 nama yang berbeda halaman, contohnya halaman 1 berisi profil A dan halaman 2 berisi profil B. jika sudah, tinggal print.
• Setelah semuanya selesai, kali ini saya akan menjelaskan jika anda membuat dokumen baru, dan akan mengambil data field yang sudah anda bikin sebelumnya, caranya adalah pilih MAILINGS == > Select Recipients== > Use an Exiting List.
• Setalah itu tinggal cari data field yang sudah anda buat, misalnya tadi anda simpan namanya “mail” maka anda buka nama yang sama.

Sekian penjelasan dari saya, terimakasih sudah membaca artikel ini. di sini saya hanya mengembangkan dan memperjelas panduan tersebut. mohon maaf jika ada kesalahan dalam artikel ini.